05.01.02.05 (Nordrhein-Westfalen) Durchführen von Sekretariatsaufgaben (Sekretär/-in 1)

EA

Teilaufgaben

Ausführliche Beschreibung

Erledigen von Schreibarbeiten

Schreiben von Berichten, Korrespondenz, tabellarischen Übersichten, Zahlenaufstellungen nach Vorlagen (z.B. nach handschriftlichem Konzept, Phonodiktat oder Stenogramm). Schreiben von Fließtext nach schriftlicher Vorlage in einer gängigen Fremdsprache (i.d.R. Englisch). Abfassen und unterschriftsreifes Vorlegen von Anschreiben, Rückfragen, internen Mitteilungen und dergleichen nach Stichworten, bei denen i.d.R. auf bereits vorliegende Unterlagen zurückgegriffen werden kann. Aktualisieren, Erstellen und Vervielfältigen von Schriftstücken und Formularen.

Überwachen von Postdurchlauf und Terminen

Sichten und Verteilen der Eingangspost, ggf. zugehörige Unterlagen ergänzen und nach Zuständigkeit und eindeutig erkennbarer Priorität verteilen. Überprüfen der Ausgangspost auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit, Versandfertigmachen der Post, ggf. Einholen von Unterschriften. Vereinbarung und Verfolgung von Terminen nach vorgegebenen Regeln.

Herstellen von Kontakten

Annehmen, Herstellen und Weiterleiten von Telefongesprächen sowie Beschaffen und Weiterleiten von Informationen von internen und externen Stellen. Betreuen von Besuchern.

Ausführen von Verwaltungsaufgaben

Unterstützung von fachgebietsbezogener Sachbearbeitung. Anwendung der aufgabenspezifischen Kommunikationsmittel und Verwaltungsinstrumente. Führen von Listen und Karteien, Eingabe von Daten (z.B. Zeiterfassung). Zusammenstellen von Statistiken bzw. Unterlagen, Anfertigen von Schaubildern und Diagrammen nach Skizzen und Tabellen. Führen und Organisieren der Büroablage. Bestellen und Verwalten von Büromaterial. Organisieren und Abrechnen von Reisen nach betrieblichen Richtlinien.

BBG

		Stufe	Punkte
1.1.	Arbeitskenntnisse
1.2.	Fachkenntnisse Wegen Ausführung der Verwaltungsaufgaben unter Anwendung der aufgabenspezifischen Kommunikations- und Verwaltungsinstrumente mindestens dreijährige kaufmännische Berufsausbildung, z.B. Kaufmann/-frau für Bürokommunikation.	8	58
1.3.	Berufserfahrungen Unter Berücksichtigung der sicheren Beherrschung der Verwaltungs- und Assistenzaufgaben einschl. erforderlicher Englischkenntnisse bis zu drei Jahre ausreichend.	1	6
2.	Handlungs- und Entscheidungsspielraum Die Organisation der Sekretariats- und die Wahrnehmung der Verwaltungsaufgaben erfolgt nach bestimmten Organisationsanweisungen mit einem gewissen Spielraum.	2	10
3.	Kooperation Zur Vereinbarung und Verfolgung von Terminen, zur Herstellung von Kontakten usw. sind über Kommunikationsbeziehungen hinaus in begrenztem Maße Abstimmungen erforderlich.	3	10
4.	Mitarbeiterführung Keine Führung erforderlich.	1	0
	Punkte Gesamt		84